摘要：目前，會計電算化是我國企業(yè)會計工作的一個發(fā)展趨勢。但是，會計電算化除了提高我們的工作效率以外，也給我們帶來了一系列管理難題。其中，如何提高對會計檔案的安全管理，是我們必須面臨的一個難題。因此需要加強會計電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè),即加快會計檔案管理的信息化建設(shè),以適應(yīng)新時期會計電算化提出的新要求,建好用好電子財務(wù)檔案,提高財務(wù)檔案管理工作水平和財務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)。本文將從檔案管理的特點出發(fā)，詳細分析管理過程中存在的問題，結(jié)合在會計電算化工作的過程中所遇到的一些問題，提出一些具有實際意義的解決措施，期望對會計電算化檔案管理有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：會計電算化；檔案管理；法規(guī)；安全

會計電算化，是以電子計算機為主的當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中的簡稱，是一個應(yīng)用電子計算機實現(xiàn)的會計信息系統(tǒng)。它實現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動化，使傳統(tǒng)的手工會計信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯嬓畔⑾到y(tǒng)。會計電算化是會計發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會計發(fā)展的需要，而且是會計工作對科技所對提出的高要求。

一、傳統(tǒng)會計檔案

傳統(tǒng)的會計檔案，是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計資料等會計核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)，傳統(tǒng)會計檔案一般都是以紙質(zhì)的形式存在。

二、會計電算化檔案特點

企業(yè)在實現(xiàn)會計電算化以后，同樣會有會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他核算資料等檔案。只是這些檔案不僅僅以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)會計電算化報名，還包含了一些電子形式的會計電算化檔案。其主要特點有：

（一）會計電算化檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包含了電子資料和電子數(shù)據(jù)；

（二）會計電算化檔案較傳統(tǒng)會計檔案有所區(qū)別。傳統(tǒng)的檔案主要是通過人工管理，檔案會占用一定的面積，而且可能受各種自然條件的影響如潮濕、洪水等等。而會計電算化檔案便于保存，只需要有配置有普通電子計算機，就可以大量儲存各種電子資料和電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)智能化管理，便于查閱；

（三）會計電算化檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。不同的會計軟件或者同個軟件的不同版本所導(dǎo)出的會計檔案可能具有不相同的格式；

（四）會計電算化檔案可以通過打印等手段，迅速實現(xiàn)與傳統(tǒng)會計檔案的轉(zhuǎn)換；

（五）會計軟件可以通過對電子數(shù)據(jù)的自動分析，提供一些具有價值的參考意見，同時也可以發(fā)現(xiàn)一些錯誤，以便及時進行糾正。

（六）會計電算化檔案便于查詢，可以實現(xiàn)隨時隨地進行查閱。

三、會計電算化檔案管理存在的問題

雖然會計電算化檔案比傳統(tǒng)的會計檔案具有很多的優(yōu)勢，但是，其自身管理也存在一定的弊端，主要有以下幾方面：

（一）電子計算機自身面臨一定的風(fēng)險，如計算機病毒入侵、系統(tǒng)程序存在問題、管理人員出現(xiàn)操作失誤等等問題，而這些風(fēng)險可能導(dǎo)致會計電算化檔案出現(xiàn)錯誤甚至消失，這將給企業(yè)帶來巨大的損失和影響；

（二）會計電算化檔案較傳統(tǒng)會計檔案有易于修改的特點，且不留痕跡，在便于修改的同時，資料的完整性和正確性可能會被破壞，并且難于分清責(zé)任；

（三）會計電算化檔案需要有科學(xué)的管理方式。實行電算化的時間越長，會計檔案與財務(wù)軟件的版本越多，這就對如何進行科學(xué)的管理帶來新的問題。為了更好更有效地管理會計電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，就必須形成一套科學(xué)實用的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容會計電算化報名，以使相關(guān)管理制度常規(guī)化和規(guī)范化。同時，財務(wù)軟件也在不斷升級，與之前的電子檔案可能出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，嚴重影響對會計檔案的管理；

（四）會計電算化系統(tǒng)對管理人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。會計電算化檔案管理要求會計管理人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，更要學(xué)習(xí)相關(guān)電算化技能。由于一些會計主管人員長期從事手工記帳，有些會計人員在一些基本電算化技能方面還認識不足，所學(xué)電算化知識不夠全面，這就加大了會計電算化檔案管理的推廣速度；

四、建議和措施

針對會計電算化檔案管理存在的這些問題，可以采用下面幾項措施進行解決：

（一）要建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系，最基本的就是國家要制定系統(tǒng)的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強制，在方法上指導(dǎo)各單位的會計電算化檔案管理工作，這是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當建立健全會計檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認為，目前企業(yè)可根據(jù)財政部的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，企業(yè)可根據(jù)相關(guān)規(guī)章的要求，制定適合本企業(yè)檔案管理要求的細化條例，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。

（二）加強對會計人員和會計檔案管理人員的培訓(xùn)，組織企業(yè)內(nèi)部會計人員和會計檔案管理人員認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》等法律法規(guī)，以加強對會計電算化檔案的安全管理意識和檔案管理水平，另外，會計檔案管理是一項專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強的工作，計算機技術(shù)的普及又對會計檔案管理人員提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是會計電算化檔案科學(xué)管理的關(guān)鍵，為了適應(yīng)新形勢下會計電算化檔案管理工作的需要，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重會計檔案管理人才培養(yǎng)，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，以最終實現(xiàn)會計電算化檔案的科學(xué)管理。

（三）注意電子計機的軟件和硬件升級、維護，對于企業(yè)使用的會計軟件，要多與產(chǎn)品設(shè)計廠商保持密切聯(lián)系，及時進行軟件升級，對于一些存在的可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)消失的軟件和系統(tǒng)漏洞要及時進行修補。對于計算機的硬件，則要及時進行更新?lián)Q代，比如對硬盤容量進行升級等工作。同時還要適當加強網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預(yù)防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會計檔案的儲存安全。

（四）做好電算化會計檔案規(guī)范化管理，使用科學(xué)的管理辦法和利用電子計算機的優(yōu)越性。具體辦法有：把一定會計期間計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而脫離于原計算機系統(tǒng)的聯(lián)系；財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)和資料恢復(fù)；對于會計電算化檔案還需進行備份，對于備份文件應(yīng)進行定期的更新；在保存?zhèn)浞蓦娮訖n案時應(yīng)遠離磁場，注意防潮，防塵等，對采用磁性介質(zhì)保存的備份檔案，還應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

五、結(jié)束語

實現(xiàn)會計電算化，不僅提高了會計記賬的效率和準確性，也給我們帶來了資料檔案管理的難題。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，會計電算化必將是未來發(fā)展的一個趨勢。因為實現(xiàn)會計電算化之后，不僅可以提高會計工作效率，也可以降低管理成本。但是，怎樣實現(xiàn)科學(xué)有效地管理，是每一個企業(yè)必須思考的難題，我國現(xiàn)在會計電算化水平還有很大的發(fā)展空間，所以我們需要創(chuàng)新，其中，會計電算化檔案管理是非常關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)。因此，我們應(yīng)該健全電算化會計檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴格的內(nèi)部管理制度，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案為企業(yè)決策發(fā)揮出更大的作用。

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