檔案工作制度

一、檔案工作是機(jī)關(guān)行政管理的重要組成部分。 依法建立健全檔案管理制度和檔案工作管理機(jī)制，明確檔案工作負(fù)責(zé)部門，明確檔案工作負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)，配備與工作量相適應(yīng)的專業(yè)人員（部分） - 時間檔案工作人員。

2、檔案工作負(fù)責(zé)人應(yīng)及時向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報上級檔案部門的有關(guān)要求，以便分管領(lǐng)導(dǎo)及時了解檔案工作動態(tài)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中的人、財、物等問題，部署和安排檔案工作。

3、按照“集中統(tǒng)一管理”的原則，單位各類檔案應(yīng)集中存放在機(jī)關(guān)檔案室，實(shí)行統(tǒng)一管理。

4、檔案工作人員在做好檔案工作的同時，還要對各部門兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并在檔案移交過程中進(jìn)行審核、核對。

5、檔案工作人員應(yīng)當(dāng)配備各種檢索工具和查閱工具，積極為本單位檔案利用提供便利，及時做好檔案利用情況的登記和統(tǒng)計。

六、機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)真做好對所屬單位檔案業(yè)務(wù)工作的檢查和指導(dǎo)。 組織專（兼職）檔案工作人員參加檔案部門舉辦的各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

檔案館工作人員崗位責(zé)任制

一、認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)和規(guī)章。

2、做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計工作。

3、切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防紫外線、防蟲害、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等工作，確保檔案安全。

4、按規(guī)定開展檔案審查工作，未經(jīng)許可不得借閱檔案。

5、努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)能力和學(xué)術(shù)水平，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化。

文件歸檔系統(tǒng)

1、各部門工作期間應(yīng)當(dāng)歸檔的具有保存價值的文件和專業(yè)檔案資料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定定期由專職檔案員移交機(jī)關(guān)檔案管理部門或者檔案工作人員進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。 任何人不得拒絕歸檔。 或者把它當(dāng)作你自己的。

2、各部門兼職檔案員于次年3月底前將工作期間應(yīng)歸檔的全部文件資料收集后移交檔案管理部門，由檔案管理部門整理歸檔。檔案工作人員。

3、各部門嚴(yán)格執(zhí)行專業(yè)檔案材料。 各院系兼職檔案員堅持“誰組建、誰整理、誰交接”的原則，按照專業(yè)（行業(yè)）要求整理本科院系專業(yè)檔案和專業(yè)管理資料。 次年6月底前歸檔移交機(jī)關(guān)檔案室集中管理（因工作需要，部分專業(yè)檔案移交可順延一年）。

4、各部門兼職檔案員移交檔案前檔案管理專業(yè)，必須經(jīng)本單位檔案工作人員檢查驗(yàn)收。 交接時，必須辦理交接手續(xù)檔案管理專業(yè)，填寫交接清單。

檔案倉庫管理系統(tǒng)

1、檔案庫房應(yīng)與出入口、辦公用房分開。

2、檔案倉庫由檔案工作人員管理，每天負(fù)責(zé)檢查門窗電源開關(guān)情況。

3、檔案倉庫內(nèi)的文件柜必須統(tǒng)一編號，文件、資料必須按分類順序排列整齊。

4、檔案庫房必須具備防火、防盜、防紫外線、防蟲害、防水、防潮、防塵、防高溫、防污染等防護(hù)條件。 每月必須檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時處理。

5、檔案倉庫內(nèi)不得堆放其他物品，確保倉庫干凈整潔。

六、檔案工作人員應(yīng)當(dāng)對檔案庫房進(jìn)行日常安全檢查，排查、整改安全隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時向檔案負(fù)責(zé)人報告。

七、非檔案工作人員不得進(jìn)入檔案庫房。

文件保密制度

一、檔案工作人員必須嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，堅持原則，認(rèn)真執(zhí)行各項保密制度。

2、檔案庫房、文件柜必須由專人管理，鑰匙必須由專人保管。 檔案人員調(diào)動時，必須辦理檔案交接手續(xù)。

3、檔案管理人員不得擅自將文件、檔案帶離崗位。 因工作需要，必須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、登記備案。

4、不得擅自復(fù)制、復(fù)制機(jī)密文件或信息，私人通訊（包括QQ、微信等）、普通電話、互聯(lián)網(wǎng)等不涉及文件秘密； 不討論或向無關(guān)人員泄露相關(guān)文件內(nèi)容。

檔案信息查閱借閱系統(tǒng)

1、各類檔案的查閱必須在查閱室進(jìn)行，未經(jīng)允許任何人不得帶走。

2、查閱本單位重要檔案或一定范圍內(nèi)控制使用的檔案，必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

3、嚴(yán)格控制檔案出借。 因工作確需借用的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理借用手續(xù)，填寫借用登記。借用時間一般不超過三天。 借閱期間，必須保證檔案的安全。

4、審核人員因工作需要，摘錄單位檔案材料時應(yīng)注明時間、資料編號、目錄，并認(rèn)真核對。 證明材料須加蓋公章才有效。 如需復(fù)印，須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

5、查閱文件時必須注意保密，不得隨意向外界泄露或公布文件內(nèi)容。 因工作原因確需向社會公開披露信息的，參照本單位信息公開管理規(guī)定，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并登記備案。

6、存取文件時，一定要妥善保管好文件。 不得對文件、材料進(jìn)行標(biāo)點(diǎn)、注釋、提綱、添加、篡改、污損，不得毀壞原件。

7、核對（借閱）后，提交檔案工作人員驗(yàn)收。 查閱（借用）檔案的人應(yīng)當(dāng)填寫利用效果記錄表，反映查閱（借用）檔案所取得的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

文件銷毀系統(tǒng)

1、檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)成立由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案工作負(fù)責(zé)人、有關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案工作人員（含本部門兼職檔案員）組成的鑒定小組，嚴(yán)格執(zhí)行檔案銷毀工作。進(jìn)行檔案鑒定，形成鑒定報告，并按規(guī)定報送銀行。 經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、上級業(yè)務(wù)部門同意、檔案部門審查后方可銷毀。 （以上材料整檔永久保存，并在各類統(tǒng)計臺賬上注明）

2、所有需要銷毀的檔案，必須編制檔案銷毀清單，列明擬銷毀檔案的檔案號、文件號、負(fù)責(zé)人、名稱、創(chuàng)建時間、保管期限、保管時間、銷毀時間。

3、銷毀文件時，必須有兩人以上監(jiān)督銷毀。 銷毀清單上必須注明“銷毀”字樣和日期，并簽字蓋章以示責(zé)任。 銷毀清單應(yīng)當(dāng)永久保存。

4、銷毀的文件如送造紙廠制漿，必須在監(jiān)督下進(jìn)行。 文件打漿后，銷售主管才能離開。

五、保密檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)遵守《國家秘密載體銷毀管理規(guī)定》。

文件統(tǒng)計及報表系統(tǒng)

1、指定專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計工作，負(fù)責(zé)本單位檔案構(gòu)成、檔案利用情況、檔案人員構(gòu)成、檔案室基本概況等統(tǒng)計工作，并負(fù)責(zé)填報檔案部門要求的各類報告并向上級檔案部門報告。

2、做好檔案統(tǒng)計原始記錄工作。 檔案登記是檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)。 所有原始材料均應(yīng)客觀、準(zhǔn)確登記，主要包括以下內(nèi)容：檔案名錄、檔案進(jìn)出登記、檔案利用及利用利益登記。

3、建立健全統(tǒng)計臺賬，掌握檔案的收集、整理、利用、清除、銷毀及各種情況資料，并按照上級部門的要求及時報送各種報表。 年末各類檔案增減數(shù)據(jù)分類清晰、數(shù)字準(zhǔn)確。

4、上級檔案部門要求的各類報告必須按時間要求準(zhǔn)確報告，報告數(shù)據(jù)不得弄虛作假。

五、統(tǒng)計人員要把統(tǒng)計工作與檔案的接收、整理、識別、清除、銷毀、利用等各項日常工作相結(jié)合，確保檔案相符。 每年年底，應(yīng)對當(dāng)年的各項數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合統(tǒng)計，形成完整的統(tǒng)??計數(shù)據(jù)。

六、統(tǒng)計人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)統(tǒng)計數(shù)字和報告中的各項統(tǒng)計指標(biāo)，找出存在的問題，并向檔案工作負(fù)責(zé)人報告業(yè)務(wù)分析材料，提出改進(jìn)措施。